BỘ XỬ LƯ TIẾNG VIỆT VĂN PH̉NG VIETKEY OFFICE

o                   GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VIETKEY OFFICE

 Vietkey Office là mộ bộ công cụ xử lư tiếng Việt được tích hợp vào các phiên bản MS Office 97, MS Office 2000, MS Office XP. Sau khi cài đặt  Vietkey Office, các hệ soạn thảo văn pḥng (thường là các bản cho tiếng Anh, Pháp...) sẽ biến thành các hệ soạn thảo văn pḥng có hỗ trợ xử lư tiếng Việt. Các chức năng cơ bản của  Vietkey Office (tương tự như đă có trong bộ MS Office với tiếng Anh):

-         Kiểm tra chính tả (spelling) tiếng Việt,

-         Sắp xếp (sorting) tiếng Việt,

-         Chuyển đổi chữ hoa/chữ thường (Change case) tiếng Việt.

-         Ngoài ra Vietkey Office c̣n có chức năng rất quan trọng là chuyển mă các văn bản tiếng Việt.

o       Bộ chuyển mă Vietkey Office (VKO) cho phép chuyển mă các văn bản được soản thảo trong các chương tŕnh MS Word 97/2K/XP, Excel, PowerPoint (trong bộ MS Office) từ 44 bảng mă tiếng Việt khác nhau sang Unicode và ngược lại.

o       So với các bộ chuyển mă khác th́ VKO cho phép chuyển đổi mă tiếng Việt mà vẫn giữ được hầu như nguyên vẹn tất cả các thuộc tính cũ của font chữ, kể cả tên, họ font tương ứng (mặc dù font đích và font nguồn có tên hoàn toàn khác nhau). Tất cả các đối tượng như bảng biểu, đồ hoạ vẫn được giữ nguyên, đặc biệt VKO c̣n cho phép chuyển đổi các text cả trong các Text Box, Header, Footer.

o       VKO c̣n có chức năng tự động đoán mă tiếng Việt đang dùng giúp cho người dùng khỏi lúng túng khi chọn một trong số hơn 40 bảng mă khác nhau. VKO c̣n cho phép chuyển mă toàn bộ văn bản hay từng vùng cục bộ để chuyển mă cho các văn bản có sử dụng nhiều loại font chữ khác nhau.

o       Các văn bản Word, Excel, PowerPoint sau khi chuyển hầu như không cần phải làm bất kỳ thao tác nào để hiệu chỉnh và có thể sẵn sàng nhập số liệu mới theo tiêu chuẩn mới (Unicode). Việc chuyển đổi đă được tự động hoá cao tránh nhiều thao tác mất thời gian (chuyển sang text only hoặc chuyển qua RTF như một số công cụ chuyển mă tiếng Việt khác) và trung thành một cách tối đa văn bản gốc.

o                   CÀI ĐẶT BỘ XỬ LƯ TIẾNG VIỆT TRONG MS OFFICE

  1. Thoát hết các ứng dụng ra khỏi bộ nhớ (kết thúc các chương tŕnh) đặc biệt là các chương tŕnh Word, Excel, PowerPoint cần phải kết thúc trước khi cài đặt các công cụ này.
  2. Thực hiện các bước 1,2 giống như mục II.2 tức là nhắp chuột vào nút Start và chọn mục Run và gơ vào ô chữ : d:\vkosetup.exe hoặc nhắp chuột vào nút Browse để chọn vkosetup.exe nếu chương tŕnh này nằm ở đường dẫn hoặc ở ổ đĩa khác.
  3. Chọn vào nút Đồng ư để tiếp tục, một cửa sổ như h́nh dưới đây sẽ xuất hiện, nhắp chuột vào các mục MS Word, MS Excel, MS PowerPoint (đặt các dấu tick vào các ô vuông tương ứng).
  4. B́nh thường các công cụ này sẽ được cài đặt vào các thư mục tương ứng và thư mục c:\vietkey, nếu muốn cài vào thư mục khác th́ có thể gơ đường dẫn khác vào ô text trong cửa sổ này.
  5. Nhắp chuột vào nút Install để cài đặt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lưu ư: Cần phải gỡ bỏ các bản Vietkey Office cũ, đặc biệt cần phải xoá các file: VKLIB.DLL, VKSPELL.DLL trong thư mục Windows (WinNT) trước khi cài đặt. Để xóa các File này cần phải thoát các phần mềm Vietkey, Vietkey Office khỏi bộ nhớ.

o                   KIỂM TRA CHÍNH TẢ TIẾNG VIỆT

Sau khi cài đặt xong Vietkey Office, các công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt sẽ được tích hợp và Menu VietkeyOF sẽ được nối thêm vào Menu của các chương tŕnh MS Word, MS Excel và MS PowerPoint, các Menu của Vietkey Office sẽ thống nhất xuyên suốt cả 3 chương tŕnh này.

Tính năng kiểm tra chính tả tiếng Việt của Vietkey Office hoạt động tương tự như tính năng Spelling của MS Word. Ngoài việc phát hiện ra các lỗi đánh máy, các từ không có trong tiếng Việt sẽ được công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt phát hiện và có đề nghị các sửa lỗi thông minh.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chọn chức năng Kiem tra chinh ta tieng Viet trong Menu VietkeyO2.1, chương tŕnh hiển thị cửa sổ kiểm tra chính tả như sau:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cửa sổ này cho phép chọn kiểm tả chính tả tiếng Việt cho toàn bộ văn bản hay trong vùng lựa chọn, hay từ một vị trí bất kỳ đến cuối hoặc đầu văn bản.

Khi phát hiện ra lỗi, công cụ kiểm tra chính tả tiếng Việt sẽ hiển thị cửa sổ sau để cho phép sửa lỗi hay chọn các từ đă được đề nghị sửa lỗi. Công cụ này cũng cho phép thêm vào từ điển người dùng một số từ không có trong tiếng Việt như 1 số từ gơ tắt. Ngoài ra công cụ này cũng cho phép bỏ qua 1 số từ hay thay 1 hay thay hết các từ tương ứng. Xem h́nh dưới đây:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

o                   CÔNG CỤ SẮP XẾP TIẾNG VIỆT

Thứ tự sắp xếp của bảng chữ cái tiếng Việt:

A Ă Â B C D Đ E G H I K L M N O Ô Ơ P Q R S T U Ư V X Y

Thứ tự sắp xếp của các dấu thanh:

Không dấu, Huyền, Hỏi, Ngă, Sắc, Nặng

Ví dụ với chữ A: A À Ả Ă Á Ạ

Trong các ứng dụng của MS Word, muốn sắp xếp 1 danh sách tiếng Việt, trước hết cần phải tạo 1 bảng bằng cách vào Menu: Table/Insert/Table, điền số cột và số hàng (bỏ qua bước tạo bảng mới nếu đă có sẵn bảng). Nhắp chuột để con trỏ vào cột cần sắp (trong Word chỉ có thể sắp theo cột, trong Excel có thể sắp theo cột hoặc theo hàng).

SỐ THỨ TỰ

HỌ VÀ TÊN

NGHỀ NGHIỆP

1

Đặng Minh Tuấn

Lập tŕnh viên

2

Đỗ Đức Đương

KS xây dựng

3

Phạm Tuân

Phi công

4

Phạm Hải An

Tiếp thị

 

Trong MS Excel trước khi sắp xếp cần chọn vùng sắp xếp bằng cách bôi đen vùng cần sắp xếp.

Nhắp chuột vào thực đơn VietkeyOF trong cả Word hoặc Excel và chọn Sap xep danh sach tieng Viet như h́nh dưới đây:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sau khi chọn chức năng sắp xếp trong thực đơn, một cửa sổ Sort By Vietnamese sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này, có thể chọn:

-         Font nguồn: là bộ font đang hiện hành, đang được dùng trong văn bản.

-         Thứ tự sắp xếp: có thể chọn thứ tự sắp xếp hoặc tăng dần hoặc giảm dần.

-         Xếp theo tên: công cụ này sẽ tự động cắt từ cuối là tên chính để xếp, nếu trùng sẽ tiếp tục xếp theo họ và đệm của tên. Nếu bỏ thuộc tính này th́ công cụ sắp xếp sẽ xắp theo thứ tự từ trái qua phải.

-         Xếp cả Header: công cụ này sẽ xếp hay bỏ qua hàng đầu tiên (tiêu đề), không xếp .

Riêng trong MS Excel, công cụ sắp xếp có giao diện khác, và cho phép xếp theo cột hoặc xếp theo hàng. Không những thế công cụ sắp xếp trong MS Excel c̣n cho phép xếp với 3 mức khác nhau.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sau khi sắp xếp bảng trên sẽ được xếp lại, các dữ liệu khác cùng hàng cũng sẽ được di chuyển theo như bảng sau.

SỐ THỨ TỰ

HỌ VÀ TÊN

NGHỀ NGHIỆP

4

Phạm Hải An

Tiếp thị

2

Đỗ Đức Đương

KS xây dựng

3

Phạm Tuân

Phi công

1

Đặng Minh Tuấn

Lập tŕnh viên

o                   CHUYỂN ĐỔI CHỮ HOA/CHỮ THƯỜNG

V́ mă của các chữ hoa tiếng Việt và chữ thường tương ứng trong bảng mă Unicode/TCVN 6909 không cách nhau 32 đơn vị nên không thể dùng các chức năng chuyển chữ hoa/chữ thường (Change Case - Shift+F3) trong các ứng dụng Word/Excel/PowerPoint. TCVN6909/Unicode cũng không có font riêng cho chữ hoa và font riêng cho chữ thường như font ABC, do đó nếu không có công cụ chuyển chữ hoa chữ thường th́ bắt buộc phải xoá chữ thường để gơ lại chữ hoa và ngược lại.  Tuy nhiên trong công cụ của Vietkey Office, công cụ chuyển chữ hoa và chữ thường đă được tích hợp vào Word/Excel/Powerpoint, để chuyển đổi chữ hoa và chữ thường, trước tiên cần phải thiết lập bảng mă mặc định sẽ dùng trong soạn thảo văn bản.

 

 

Muốn chuyển một đoạn text (văn bản) từ chữ hoa thành chữ thường hoặc ngược lại,  cần phải chọn đoạn text đó (bôi đen bằng chuột hay bàn phím), sau đó nhắp chuột vào biểu tượng  hoặc chọn mục Chuyen chu hoa/chu thuong trong menu VietkeyOffice, hoặc cũng có thể dùng tổ hợp phím nóng là Alt-H, đoạn chữ bôi đen sẽ được chuyển thành chữ thường, nếu làm tiếp lần nữa, đoạn chữ đó sẽ được chuyển thành chữ hoa.

Lưu ư: Trong MS Excel chỉ chuyển đổi chữ hoà, chữ thường trong từng ô (Cell).

o                   CHUYỂN MĂ VĂN BẢN CHO CÁC VĂN BẢN WORD /EXCEL /POWERPOINT

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chuyển mă văn bản là một chức năng quan trọng trong bộ Vietkey Office, bộ chuyển mă này cho phép chuyển đổi các văn bản được soạn thảo trong các ứng dụng Word, Excel, PowerPoint trong các bộ MS Office 97, 2000, XP. Ưu điểm của bộ chuyển mă VKO là nó cho phép chuyển đổi trung thành các văn bản được soạn thảo từ hơn 40 bộ mă/Font chữ tiếng Việt khác nhau, giữ nguyên được các thuộc tính (đậm, nghiêng, gạch chân, kiểu dáng, kích thước font) của văn bản. Bộ chuyển mă cũng cho phép chuyển đổi các đoạn chữ trong 11 vùng khác nhau, kể cả đồ hoạ, bảng biểu, header/footer...

-         Để thực hiện việc chuyển mă 1 văn bản, trước tiên cần mở văn bản đó bằng chương tŕnh soạn thảo tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint).

-         Nên lưu văn bản gốc trước khi chuyển mă  sang 1 thư mục khác để lưu trữ.

-         Nhắp chuột vào  mục Chuyen ma/font van ban trong Menu của VietkeyO2.1 hoặc nút  trong thanh công cụ của VietkeyO2.1, khi đó cửa sổ Vietkey Code Conveter xuất hiện.

-         Font nguồn:  là bộ mă hoặc bộ font tương ứng cần chuyển mă (Ví dụ TCVN3-ABC hoặc VNI...), khi bắt đầu khởi động,  công cụ chuyển mă sẽ cố gắng đoán nhận bộ font/mă đang được dùng nhằm giúp người sử dụng khỏi lúng túng khi chọn đúng Font nguồn trong số hơn 40 bộ font khác nhau. Trong 1 số trường hợp, không đủ thông tin,  công cụ chuyển mă sẽ đoán không đúng bảng mă đang dùng, khi ấy người dùng có thể chọn lại cho đúng trong danh sách Font nguồn bằng cách nhắp chuột vào  nút  của danh sách này.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

o       Lưu ư: trong 1 số trường hợp có thể căn cứ theo tên font để đoán nhận ra bộ Font hoặc bộ mă nguồn:

§         Các font bắt đầu bằng .Vn (Ví dụ .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, .VnArialH) là bộ font TCVN3-ABC.

§         Các font bắt đầu bằng VNI- (ví dụ VNI-Times... ) là bộ font VNI-WIN.

§         Các Font bắt đầu bằng Vn (Ví dụ VnTimes, VnArial...) thường là bộ font BK. HCM 1.

§         Các Font bắt đầu bằng Vn nhưng kết thúc là số 2 (Ví dụ VnTimes2, VnArial2...) thường là bộ font BK. HCM 2.

§         Các font ánh Min, Minh Quân, Heo may, Hoàng Yến, U hoài là bộ Font VISCII.

§         Các font bắt đầu bằng VN (Ví dụ VNtimes new roman, VNmonotype corsiva Italic...) thường là bộ font Vietware_X hoặc font VNU.

§         Các font bắt đầu bằng VN. (Ví dụ VN.Time, VN.Arial...) là bộ font Vietkey 2.x.

§         Các font bắt đầu bằng VPS (Ví dụ VPS An Giang, VPS Nghe An...) là bộ font VPS.

-         Font đích: là bộ mă/font cần chuyển đến, muốn chuyển về font Unicode/TCVN 6909 hăy chọn  VN Unicode1.

-         Chuyển Font: thuộc tính này cho phép chuyển luôn cả tên font thành tên font mới tương ứng trong văn bản đích.

-         Đoán mă/Font: nút này  cho phép tự động đoán mă/font của văn bản hiện hành (trong 1 số trường hợp như thiếu thông tin, chức năng này sẽ đoán không đúng).

-         Phạm vi: trong mục này, công cụ chuyển mă cho phép chuyển toàn bộ văn bản, hay trong vùng lựa chọn (bôi đen bằng chuột hay bàn phím), hoặc từ 1 ví trí bất kỳ về đầu hoặc cuối văn bản.

-         Lưu ư:

o       trong 1 số trường hợp nếu có mục lục tự động, hoặc bảng biểu phức tạp, bộ công cụ chuyển mă có thể làm việc không ổn định th́ hăy chuyển các đối tượng này sang 1 văn bản mới, sau khi chuyển xong phần chữ (text) rồi mới copy về văn bản đích.

o       Trước khi chuyển đổi nên lưu các văn bản gốc ra một thư mục khác, pḥng trường hợp có những thao tác nhầm lẫn có thể làm hỏng toàn bộ nội dung văn bản.